Sinds enige tijd kom ik als adviseur bij een mbo-instelling die de kaders van de examinering heeft aangepast om het beter te laten aansluiten bij de landelijke eisen. Dat betekent dat de organisatiestructuur nu duidelijker in beeld is gebracht en dat het Handboek Examinering geheel opnieuw is geschreven. So far so good!
Papier is geduldig
We zien helaas vaak dat een Handboek Examinering met de beste bedoelingen is geschreven maar vervolgens een papieren tijger wordt en ongebruikt in een la verdwijnt. Deze mbo-instelling wil dit absoluut voorkomen. Het Handboek is geschreven als naslagwerk voor de verschillende actoren. Dat betekent dat naast beschrijvingen van de organisatiestructuur, een organogram met daarin duidelijk onderscheid tussen zorgen en borgen, ook stroomschema’s van examenprocessen zijn opgenomen. Deze examenprocessen zijn verder geconcretiseerd in zgn. werkinstructies. Als examen-actor kan je het Handboek Examinering naslaan op het examenproces waar je bij betrokken bent en vervolgens zien waar je staat in het proces, wat je taken zijn en welke hulpmiddelen je kunt (of soms moet) gebruiken. We zijn nu bijna op het punt dat het af is. Er ligt hier dus binnenkort een prachtig Handboek Examinering (inclusief werkinstructies) waaraan heel hard gewerkt is, dat voorgelegd en besproken is met diverse groepen, het akkoord heeft van de examencommissie én is vastgesteld door het CvB. Maar dan?
Doorpakken
Als je echt wilt zorgen dat je Handboek een levend en nuttig document wordt dan kun je niet vroeg genoeg beginnen met het nadenken over en werken aan de implementatie. Hoe faciliteer je de onderwijsteams in het gebruik ervan? Een mooi eerste stap is: vier het succes en deel de informatie met de onderwijsteams. Organiseer bijvoorbeeld een feestelijke studiedag rondom examinering. Laat onderwijsteams nadenken over de verschillende stroomschema’s en hun taken erin. En er met elkaar over praten. Het Handboek Examinering zou hun leven makkelijker moeten maken en vragen wegnemen. Het moet hún levende document worden. Dus moeten ze het ook als hún document zien. Zo kun je eenheid binnen de onderwijsinstelling creëren zonder de eigenheid van de diverse opleidingen en locaties in de weg te zitten. En ga je samen voor een waardevol diploma. Consistent en steeds opnieuw.
